Hvem og hva er Kudos-samarbeidet
Om Kudos
Kudos er et innovasjonsarbeid som skal gi offentlig sektor enklere, raskere og bedre oversikt over kunnskap om offentlig finansierte tiltak. Kudos står for kunnskapsdokumenter i offentlig sektor.
Kudos er et samarbeid mellom Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) og Nasjonalbiblioteket. Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon (DSS) har også vært involvert i utviklingen av Kudos og støtter samarbeidet.
Kudossamarbeidet startet våren 2018. Partene søkte og fikk innovasjonsmidler fra STIMULAB-ordningen. Ved hjelp av tjenestedesignbistand fra PwC utforsket en utfordringer, behov og muligheter gjennom hele kunnskapsreisen. Innsikts- og utredningsarbeidet la grunnlaget for design og utvikling av en MVP (Minimum Viable Product) som ble lansert høsten 2022.
Mer om partene
Kudos er et samarbeid mellom Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) og Nasjonalbiblioteket. Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon (DSS) har også vært involvert i utviklingen av Kudos og støtter samarbeidet.
Kudossamarbeidet startet våren 2018. Partene søkte og fikk innovasjonsmidler fra STIMULAB-ordningen. Ved hjelp av tjenestedesignbistand fra PwC utforsket en utfordringer, behov og muligheter gjennom hele kunnskapsreisen. Innsikts- og utredningsarbeidet la grunnlaget for design og utvikling av en MVP (Minimum Viable Product) som ble lansert høsten 2022.
Mer om partene
Hovedproblemene som Kudos vil jobbe for å løse er følgende:
- Struktur og format på kunnskapsdokumenter er i dag i liten grad tilpasset de mulighetene som ny teknologi gir når det gjelder å gjenkjenne, tilgjengeliggjøre, hente ut og sammenstille kunnskap på tvers av dokumenter.
- Enkelte dokumentløp er svært tidkrevende med mye manuelt arbeid.
- Mange dokumenter som skulle vært allment tilgjengelig blir arkivert, men ikke gjort tilgjengelig eller pliktavlevert.
- Mange dokumenter som er «tilgjengelige» er vanskelige å finne. Dette skyldes bl.a. dårlige metadata og tilfeldig praksis med hensyn til arkivering og publisering.
- Det brukes uforholdsmessig mye tid på søk, verifisering, og sammenstilling av kunnskap. Innhenting av kunnskap inkluderer søk på google, diverse databaser, biblioteker, sharepointer, leting i egne arkiver og på egne og andres nettsteder, samt kontakte kolleger, nettverk, eksterne fagpersoner og bibliotekarer. Deling skjer ofte ved manuell oversendelse av kunnskapsdokumenter som vedlegg til e-poster o.l.
- Brukere opplever usikkerhet når det gjelder valg av kilder, pålitelighet og gyldighet (har man den siste versjonen?), samt om man faktisk har funnet alt som eksisterer på feltet. (dette er en av årsakene til at man bruker mye tid på søk)
- Som følge av mangelfull kunnskapsdeling bygger ikke ny kunnskap i stor nok grad på eksisterende kunnskap.
Oppsummert kan vi si at innsiktsarbeidet avdekket disse problemområdene:
- Det lages for mye som brukes for lite
- Mye er umulig å finne
- Det er for lite samskriving
- Det er krevende å lage et godt dokument
- Det er mye manuelt arbeid
- Metadata er for dårlig
- Mye gjemmer seg i arkivene
- Mye blir aldri publisert
Det er altså problemer og betydelige forbedringsmuligheter knyttet til produksjon, avlevering, lagring, tilgjengeliggjøring og bruk av kunnskap. Dette kan for eksempel gjelde manglende standardisering, prosesser og veiledning/støtte. Det er i dag varierende i hvilken grad et kunnskapsdokument blir produsert i tråd med krav til form og innhold, om det finnes tilgjengelig fra det er produsert og i lang tid etter det, om det er på et format og har gode metadata som gjør at innholdet kan gjøres tilgjengelig på en god måte for bruk. Fordi mange ikke har kjennskap til og et aktivt forhold til pliktavleveringsloven, brytes ofte loven. Mange stoler på at det de finner på søkemotorer som Google faktisk gjenspeiler det som finnes. Det gjør det ikke alltid. Nettsider endres ofte og lenker til rapporter forsvinner. Også når kunnskapsdokumentene finnes tilgjengelig for eksempel i offentlige journaler eller søkemotorer “drukner” de i mengden av brev, korrespondanse, avisartikler, artikler fra andre nettsteder og publiseringer på sosiale medier.
Fire mål for arbeidet
På bakgrunn av dette samlede innsiktsarbeidet har følgende områder pekt seg ut som retningsgivende for samarbeidet:
- Gjøre det mye enklere å lage nye dokumenter
- Gjøre det enklere å avlevere, én gang ett sted
- Tilgjengeliggjøre alt som faktisk lages
- Bidra til at kunnskap blir brukt til styring og læring
Brukerne trenger å finne og lese dokumenter, de har behov for oversikt over kunnskapstilfanget, aktører og ressurser, og de må kunne skrive, produsere, publisere og lagre nye dokumenter. Denne illustrasjonen viser sammenhengene mellom det å lage et enkelt kunnskapsdokument og det å finne og bruke et samlet kunnskapsgrunnlag.
Det handler om å legge til rette for etterlevelse av krav i økonomiregelverket, utredningsinstruksen, pliktavleveringsloven og om å levere en fellestjeneste til departementene, statlige virksomheter og offentlig sektor for øvrig som treffer brukerbehovene bedre enn tjenester virksomhetene leverer hver for seg. DFØ har helt siden starten stått i spissen for arbeidet.
Kontakt
Har du innspill til behov/ønsker, kommentarer eller spørsmål: du kan alltid kontakte oss på kudos@dfo.no
DFØ
John-Olav Sæter, leder
Leo Valen, tech lead
Nasjonalbiblioteket
Vegard Orheim Stoveland
DFØ
John-Olav Sæter, leder
Leo Valen, tech lead
Nasjonalbiblioteket
Vegard Orheim Stoveland