Evaluering
Ekstern evaluering av Helseplattformen Årsaker til forsinkelser i innføringen ved St. Olavs hospital og læringer for veien videre
Sammendrag: Helseplattformen (HP), en strukturert journalløsning for primær- og spesialisthelsetjenesten levert av Epic, ble innført ved STO 12. nov 2022, ett år etter opprinnelig plan. I etterkant av innføringen har løsningen høstet betydelig kritikk i media og fra ansatte ved STO, Helsetilsynet har påpekt risiko for svikt i pasientbehandlingen, og arbeidet med feilretting og optimalisering er pågående. Videre innføringer i Helse NordTrøndelag HF (HNT) og Helse Møre og Romsdal HF (HMR) har blitt utsatt til 2024. BCG har på oppdrag fra styret i HMN gjennomført en ekstern evaluering av årsakene til forsinkelsene i innføringen ved STO og i arbeidet med feilretting og optimalisering. Våre funn er basert på over 90 intervjuer med representanter fra STO, HMN, Helseplattformen AS (HP AS) og en rekke øvrige interessenter, samt analyse av relevant prosjektdokumentasjon som opprinnelig planverk, saksdokumenter fra sentrale beslutningsfora, statusrapporter, eksterne rapporter, mv. De berørte aktørene (inkludert administrerende direktør og utvalgte medlemmer fra ledelsen ved HMN, HP AS og STO) har hatt mulighet til å gi innspill underveis i prosessen, både gjennom 1:1 møter og i felles workshop med aktørene. Vi konkluderer med at forsinkelsene skyldes et bredt sett med utfordringer langs flere dimensjoner. Særlig fremtredende er utfordringer knyttet til: • Styring og ansvar, herunder en kompleks styringsstruktur med utydelig beslutningsmyndighet og ansvarspulverisering, samt tillitsutfordringer mellom aktørene • Kvalitet i leveranser fra HP AS, utilstrekkelig testing, for lite fokus på brukervennlighet og utfordringer knyttet til opplæring • Plan og gjennomføring, herunder fremdriftsutfordringer som ikke har blitt tilstrekkelig tatt tak i, pandemi, utfordringer knyttet til endringsledelse og kommunikasjon, samt mangelfulle forberedelser for drift og vedlikehold Selv om årsaksbildet har vært delvis kjent, har det vært vedvarende, og ikke blitt tatt tilstrekkelig tak i. Fremover vil det være behov for å iverksette betydelige tiltak for å bidra til at videre innføringer i HNT og HMR kan gjennomføres innenfor gjeldende kostnad- og tidsrammer. Foreslåtte tiltak dekker fire hoveddimensjoner, hvor samtlige områder må adresseres: • Tydeliggjør styringsmodell og ansvarsforhold • Forbedre tilnærming og kvalitet i leveranser • Organisering for effektiv videre utvikling og drift • Understøtt aktørenes endringsreise med fokus på gevinster, kommunikasjon og oppdaterte planer BCG har ikke gjennomført en kvalitetssikring av planene for videre innføringer. Vi har likevel observert betydelig usikkerhet knyttet til de totale kostnadsanslagene og anbefaler som en del av tiltakspakken at det gjennomføres en oppdatering av prosjektstyringsbasis, usikkerhetsanalyser, leverandørstrategi, mv., samt en kvalitetssikring av disse. Vi anbefaler at HMN i samarbeid med aktørene umiddelbart iverksetter et arbeid for å detaljere og iverksette tiltakspakken, samt struktur for oppfølging av denne