Studie
Hvordan får vi til grønnere og smartere offentlige innkjøp?
Sammendrag: I Eksempelbanken for bærekraftige og innovative anskaffelser har DFØ samlet en rekke eksempler fra hele landet hvor man på ulike måter bruker anskaffelser strategisk. I dette notatet trekker vi ut fem suksessfaktorer som går igjen: 1. Samarbeid mellom oppdragsgiver og leverandører gjennom hele anskaffelsesprosessen Bruk mulighetsrommet i regelverket for å ha dialog tidligst og enklest mulig med leverandørene. Vurder muligheten for forhandlinger i lys av anskaffelsens volum, leverandørmarkedet og oppdragsgivernes egne ressurser. Bruk god dialog fram til kontraktsinngåelsen som grunnlag for samarbeid videre i kontraktgjennomføringen. Mange av anskaffelsene i Eksempelbanken innen bygg og anlegg er såkalte samspillskontrakter. De definerer spilleregler som skal fremme godt samarbeid helt fram til prosjektene er ferdigstilt. Innen andre innkjøpskategorier er godt samarbeid i denne fasen typisk for en særlig aktiv kontraktsoppfølging. 2. Anskaffelsen er én brikke i et større system som spiller sammen for å nå virksomhetens mål I utarbeidelsen av konkurransegrunnlaget, vurder hvordan anskaffelsen best kan samspille med resten av virksomhetens aktiviteter og interne spilleregler. Avklar hva som kan endres i disse og bruk resultatet for å bestemme hva man etterspør. For eksempel: • For å fremme ombruk og reparasjonstjenester, kan arbeidsinkluderingsbedrifter – kommunens egne eller andre – være en stor ressurs. • Å dekke en kommunes bilbehov ved å kjøpe en mobilitetstjeneste inklusive vedlikehold, krever effektiv internfakturering og tydelige regler for kjøregodtgjørelse. • Å eie framfor å leie gulvmatter, krever at virksomhetens egne renholdere er med på å rengjøre mattene. 3. Prosesser for anskaffelsesstrategier og andre styringsdokumenter som sikrer forståelse og forankring av anskaffelsesarbeidet i toppledelsen Prioriter gode prosesser som involverer administrativ og politisk ledelse i å utarbeide og vedta styringsdokumenter for anskaffelsesarbeidet. Det gir toppledelsen en viss forståelse for anskaffelsesarbeidets utfordringer, dilemmaer og muligheter. I en kommune vil det typisk handle om at kommunedirektørens ledergruppe er styringsgruppe, og at strategien blir behandlet av kommunestyret. Hvordan får vi til grønnere og smartere offentlige innkjøp? Innhold Bruk så styringsdokumentene og deres forankring i ledelsen for å få hele virksomheten med på operasjonelle regler og rutiner som integrerer arbeidet med anskaffelser med resten av organisasjonen, for eksempel årshjul for dialog mellom innkjøpsansvarlige og behovseiere. 4. Kontraktinsentiver som dulter bestillere og leverandører i ønsket retning Utform kontraktinsentiver nøye for å dreie både oppdragsgiver/bestillere og leverandørers atferd i ønsket retning. Bonus-malus-ordninger kan designes innenfor de fleste innkjøpskategorier, og insentivene kan rettes både mot leverandører og bestillere. 5. Smarte grep for kontraktsoppfølging Prioriter og systematiser arbeidet med kontraktsoppfølging og dokumenter gevinstene, både økonomisk og med tanke på leveransenes kvalitet. For å gjøre det på en effektiv måte i større virksomheter, få på plass digitale verktøy knyttet til innkjøpsanalyse, økonomi- og regnskapssystem