Kudos
Kunnskapsdokumenter i offentlig sektor

Riksrevisjonsrapport

Revisjonsrapport for 2019 om arkivforvaltning og dokumentsikkerhet på norske utenriksstasjoner

Temaet for denne revisjonen er arkivforvaltning og dokumentsikkerhet på norske utenriksstasjoner. Norske utenriksstasjoner behandler saker og informasjon som har stor betydning for Norge og enkeltpersoner, og det er viktig at dokumenter oppbevares sikkert og at arkiveringspraksisen er i tråd med regelverket på området. Målet med revisjonen har vært å kontrollere om norske utenriksstasjoner etterlever krav til arkivforvaltning og fysisk sikring av dokumenter i arkivloven og tilhørende forskrifter, og om Utenriksdepartementet styrer arkivområdet slik at utenrikstjenesten oppfyller kravene til god dokumentsikkerhet og arkivforvaltning. Undersøkelsen viser at det er svakheter ved utenriksstasjonenes fysiske sikring av arkivmateriale, og at arkivsystemene som benyttes på stasjonene har svært ulik funksjonalitet og i varierende grad bidrar til at journalføringen og arkiveringen er i tråd med regelverket. Undersøkelsen viser også at Utenriksdepartementets styring av arkivområdet har svakheter som kan svekke muligheten for å oppnå god arkivforvaltning i organisasjonen som helhet